Datenschutzerklärung — Newsletter

1. Verantwortlicher

bio innovation park Rheinland e.V.
Klein-Altendorf 2, 53359 Rheinbach
Telefon: +49 2225 99963-12
E-Mail: info@bio-innovation.net
Vertretungsberechtigter Vorstand: Alexander Krings (1. stellv. Vorsitzender), Dr. Sophia Dohlen (2. stellv. Vorsitzende)

2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck des regelmäßigen Newsletter-Versands über die Aktivitäten, Veranstaltungen und Projekte des bio innovation park Rheinland e.V.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden — die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

3. Welche Daten werden erhoben?

Pflichtangaben: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname.

Freiwillige Angaben: Anrede, akademischer Titel, Position, Institution/Firma, Telefon, postalische Adresse, Sprachpräferenz, Themen-Interessen, Quelle (wie aufmerksam geworden), freie Anmerkung.

Technische Erfassung beim Anmelden (zum Nachweis der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO): IP-Adresse, User-Agent (Browser-Kennung), Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung (Double-Opt-In).

4. Double-Opt-In-Verfahren

Nach Absenden des Anmeldeformulars erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (7 Tage gültig). Erst nach Klick auf den Link wird Ihre Anmeldung aktiv. Nicht bestätigte Anmeldungen werden nach insgesamt 21 Tagen (7 Tage Token-Gültigkeit + 14 Tage Gnadenfrist) automatisch gelöscht. Damit erfüllen wir die deutsche Rechtsprechung zu rechtmäßiger Newsletter-Anmeldung (BGH, Urteil v. 10.02.2011, I ZR 164/09).

5. Versanddienstleister: MailerLite

Der eigentliche Versand des Newsletters erfolgt über UAB MailerLite, J. Basanavičiaus g. 15, LT-03108 Vilnius, Litauen. Mit MailerLite besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Sitz innerhalb der EU — kein Drittlandtransfer im Sinne des Kapitels V DSGVO erforderlich.

Reichweitenmessung: Die per MailerLite versendeten Newsletter enthalten Pixel und individualisierte Links zur Auswertung von Öffnungs- und Klickraten. Diese Daten helfen uns, die Newsletter-Inhalte zu verbessern. Die Auswertung ist Bestandteil Ihrer Einwilligung und kann separat über den Abmeldelink in jedem Newsletter widerrufen werden.

6. Hosting

Diese Anwendung wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Server-Standort: Deutschland. Beim Aufruf der Seite werden vom Server technische Verbindungsdaten in Logfiles erfasst (IP-Adresse, Datum, abgerufene URL). Diese werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

7. Versand der Bestätigungsmail (SMTP)

Die einmalige Double-Opt-In-Bestätigungsmail wird über Google LLC (Gmail Workspace) verschickt (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Hierbei kann ein Drittlandtransfer in die USA stattfinden. Rechtsgrundlage: EU-US-Data-Privacy-Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

• Newsletter-Anmeldedaten (Name, E-Mail, freiwillige Angaben): bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
• Einwilligungsnachweis (IP, User-Agent, Zeitstempel): 3 Jahre nach letztem Newsletter-Bezug (Verjährungsfrist § 195 BGB).
• Pending-Anmeldungen ohne DOI-Bestätigung: Token 7 Tage gültig, danach 14 Tage Gnadenfrist, anschließend automatische Löschung.
• Server-Logfiles: 14 Tage.
• Nach Abmeldung bleibt der Eintrag mit Status „unsubscribed" gespeichert, um zu verhindern, dass Sie versehentlich wieder angemeldet werden. Auf Verlangen löschen wir den Datensatz vollständig (Art. 17 DSGVO).

9. Cookies

Wir setzen nur ein technisch notwendiges Session-Cookie für die Admin-Authentifizierung. Es wird gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (max. 8 Stunden Lebensdauer). Es findet kein Tracking auf der Anmeldeseite statt — kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel, keine Drittanbieter-Cookies. Die Reichweitenmessung der versendeten Newsletter (siehe Abschnitt 5) ist davon unabhängig und einwilligungsbasiert.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessen", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf der Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — am einfachsten über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail, oder per Nachricht an info@bio-innovation.net

Anfragen bearbeiten wir innerhalb der gesetzlichen Fristen (i. d. R. binnen 30 Tagen).

11. Aufsichtsbehörde & Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Tel: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Web: www.ldi.nrw.de

12. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Anwendung nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (Let's Encrypt). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.